سلام. چند روزی است که به پاکسازی بخش خدمات فنی کتابخانه مشغول هستم و در این اکتشافات به موارد بسیار جالبی برخورد کرده ام مانند: آرشیو بسیار به هم ریخته و نامرتب نامه های اداری کتابخانه از حدود ۴۰ سال پیش تا کنون٬ تعداد متعدد دفاتر ثبت که تمامی آنها ناقص و نصفه نیمه هستند٬ چندیدن جلد کتاب بسیار قدیمی که نمی دانم آیا چاپ سنگی هستند یانه؟ از دوستان و همکاران عزیز کتابدار تقاضای کمک و همفکری دارم:
آیا اصولا باید تمامی نامه های اداری کتابخانه را نگهداری کرد ؟(حتی نامه های اداری شخصی پرسنلی که بازنشسته شده اند) اصولا آیا این نوع مدارک جزو آرشیو محسوب می شوند و نحوه نگهداری آنها به چه صورت باید باشد؟
پی نوشت: نکته جالبی که بد نیست دوستان دیگر هم بدانند این است که چند جلد کتاب قدیمی که شماره ثبت آنها به حدود سی یا چهل سال قبل بر می گردد در توده ای از پلاستیک های مخصوص آشغال به طرز وحشتناکی باند پیچی شده بودند و اما در کنار اینها مقداری اوراق اداری و پاکت نامه و کاغذ کاربن و این جور وسایل به دقت و ظرافت خاصی نگهداری شده بودند. (بدون سوگیری)
سلام خانم کرمی. راستش برای من هم در اوایل استخدام موقعیتی شبیه به شما برایم پیش آمد. کلی کاغذ بود که ریز پول هایی که در تاریخ های مختلف بابت کپی از اعضا گرفته شده بود را نوشته بود یا کاغذهای بی مصرف دیگر.
من بخشی از آنها مانند همین صورت درآمدهای کپی را دور ریختم. نامه ها را دست نزدم. (چون بررسی آنها و اینکه کدام به درد می خورد و کدام نه کلی وقت می خواهد و ضمن اینکه دور ریختن این نامه ها مسئولیت دارد. ممکن است هرگز هیچ کس به این نامه ها مراجعه نکند. اما اگر بفهمند شما آن را دور ریخته اید حکم طلا را پیدا کند!)
بخشی از نامه ها هم مانند کپی فاکتوررهای نمایشگاه سالهای قبل را به انبار بردم و در یک کابینت خالی گذاشتم و روی یک برگه محتویات آن کابینت را تایپ کرده روی درش چسباندم تا بدانیم این تو چی هست .ضمنا برخی نامه های قدیمی خیلی جالب بودند. موفق باشید.
سلام
ضمن عرض خسته نباشید عرض شود که همه کارکنان دانشکده در بایگانی اداری دارای پرونده ای برای خود می باشند و مدارکی که مربوط به کارکنان باشد می توانید به امور اداری دانشکده خودتان ارسال نمائید در صورتی که نیاز باشد به پرونده آن افراد اضافه می نمایند .و در کل اگر اسناد و مدارک بایگانی بیش از ۳۰ سال سابقه داشته باشند جزو اسناد ملی محسوب می شوند( البته با شرایطی) و بایستی تحویل سازمان اسناد ملی کشور شوند( توسط دانشکده ) و راه دیگر اینکه شما در محل کتابخانه و یا در محل بایگانی راکد دانشکده محلی را بعنوان بایگانی راکد دانشکده در نظر بگیرید و این اسناد و مدارک را در آن محل نگهداری فرماید . البته مدارکی که ارزش نگهداری دارند( اسناد مالی و امولی )